Первичная настройка системы

[ ] Настроены права пользователей для каждого отдела

В CRM добавлены сотрудники и распределены по группам. Группы пользователей сформированы, исходя из реальных отделов компании. Для каждого отдела установлены свои права доступа.

Если нет, сделайте следующее:

• Сформируйте отделы в системе в модуле “Настройки” — “Пользователи”. Например, отдел “Маркетинга”, отдел “Продаж”.
• Определите права доступа для каждого отдела. Кто может изменять, добавлять или удалять сущности в системе. Вы можете настроить права доступа, как для каждого отдела, так и для сотрудника индивидуально.
• Добавьте пользователей в систему и распределите по отделам.

[ ] Сформирована первичная воронка продаж

Создана воронка продаж и настроены этапы воронки, соответствующие вашему бизнесу. Действия менеджеров на каждом этапе автоматизированы: автоматически отправляются смс-уведомления, письма на почту, формируются шаблоны договоров с реквизитами.

Если нет, делайте следующее:

• Определите, какие этапы будут в вашей воронке. Например, этапы для B2B сегмента: Новая заявка, Дозвонились, Встреча назначена, Встреча проведена, Коммерческое предложение отправлено, Счет отправлен.
• На каждом этапе должны выполняться соответствующие действия со стороны менеджера и со стороны клиента. Многие действия можно автоматизировать.
• Если у вас несколько направлений бизнеса, создайте несколько воронок, каждый со своими этапами

[ ] Импортирована база клиентов в CRM

База клиентов из Excel или других источников перемещена в систему. Чтобы crm приносила максимальную пользу, храните в системе всю базу.

Если нет, делайте следующее:

• Перенесите клиентов в систему, используя инструменты автоматического импорта через XLS, CSV файлы.
• Чтобы система автоматически исключала появление дублей — повторного занесения уже существующих контактов в базу, установите виджет “Контроль дублей”.

Работа с заявками

[ ] Настроена интеграция с сайтом

Сайт вашей компании связан с системой. Все заявки и письма с сайта автоматически оказываются в системе. Из новых заявок система формирует сделки.

Если нет, делайте следующее:

• Заявки с онлайн-форм должны попадать в CRM.
• Все заявки с онлайн чатов и виджетов обратного звонка также должны отображаться в системе.
• Обеспечьте сохранение источников посещений (UTM метки) для последующего анализа эффективности рекламных каналов.

[ ] Сделана интеграция с IP-телефонией

Телефония интегрирована с системой. Все звонки, которые поступают в компанию переадресовываются в crm и записываются. Совершать звонки можно из системы в один клик.

Если нет, делайте следующее:

• Определитесь с оператором виртуальной АТС.
• Настройте запись звонков, чтобы в любой момент прослушать разговор с клиентом.
• Сделайте переадресацию входящих вызовов от клиента к менеджерам, за которым он закреплен.
• Если менеджер не берет трубку, звонок должен переходить к другому сотруднику.
• Звоните клиентам из CRM в один клик.
• Пропущенный вызов должен ставиться в задачу ответственному менеджеру

[ ] Настроена интеграция с почтой

Письма от клиентов, которые приходят на почту, автоматически оказываются в чате crm. Отвечать на письма и отправлять коммерческие предложения можно из системы.

Если нет, делайте следующее:

• Интеграция происходит автоматически после регистрации пользователя в системе.
• Настройте прикрепление писем к сделкам.
• Используйте трекинг с отслеживанием открытия письма, чтобы звонить клиенту в тот момент, когда он изучает ваше предложение.
• Используйте автоматическую отправку письма при переходе на следующий этап, например, подтверждение заказа.

[ ] Сделана интеграция с социальными сетями и мессенджерами

Сообщения клиентов из социальных сетей и мессенджеров автоматически отправляются в систему. Общаться с клиентами можно из чата в системе.

Если нет, делайте следующее:

• Настройте интеграцию с Вконтакте и Facebook.
• Синхронизируйте переписки в мессенджерах, чтобы все сообщения оттуда автоматически отражались в чате amoCRM.

Автоматизация процесса продаж

[ ] Автоматизированы рутинные задачи менеджеров

Система сама ставит задачи менеджерам на день, напоминает о звонках, формирует шаблоны договоров с реквизитами. Менеджеры тратят максимум времени на общение с клиентами и продажи.

Если нет, делайте следующее:

• Настройте постановку задачи на новую входящую заявку: связаться с клиентом, написать, позвонить.
• Настройте постановку задачи на пресейл: рассчитать стоимость, встретиться, подготовить КП и т.д.
• Постановка задачи на продажу: выписать счет, отправить договор, проконтролировать оплату. Подробнее об автоматизации документооборота читайте ниже.
• Постановка задачи на отправку в производство: изготовить, подготовить товар, приготовить все необходимое для оказания услуги.
• Задача на отгрузку: укомплектовать товар, передать в службу доставки, оказать клиенту услугу и т.д.
• Задача на закрытие сделки: отправить закрывающие документы, получить обратную связьот клиента, подготовить отчет.

[ ] Настроены автоматические уведомления

После первого звонка в компанию или при переходе с одного этапа воронки на другой клиенты получают письмо на почту или смс-уведомление.

Если нет, делайте следующее:

• Сделайте автоматические смс-уведомления и письма на почту при первом обращении клиента.
• Создайте свои шаблоны для сообщений в смс, e-mail, чатах и социальных сетях.
• Отправляйте запрос на оценку качества по завершению сделки.

[ ] Автоматизирован документооборот

Коммерческие предложения, договора с реквизитами и закрывающие документы формируются автоматически.

Если нет, делайте следующее:

• Сформируйте шаблоны документов, чтобы создавать их в один клик.
• Настройте автоматическое или полуавтоматическое создание коммерческого предложения с товарами в формате PDF или в любом другом.
• Настройте автоматическое создание договора с реквизитами клиента с подстановкой печатей и подписей в документ.
• Настройте автоматическое создание акта, накладной и других закрывающих документов

Настройка аналитики и системы отчетов

[ ] Настроен анализ источников поступления заявок

Система по умолчанию анализирует, из каких источников и в каком количестве поступают заявки, а после формирует статистику.

Если нет, делайте следующее:

• Анализируйте источники с сайта.
• При обращении клиентов из социальных сетей и чатов сохраняйте метки сетей и рекламных объявлений.
• Используйте разные e-mail адреса и номера телефонов для разных площадок.
• Настройте интеграцию amoCRM и Яндекс.Метрику, чтобы все конверсии автоматически фиксировались в метрике.
• Настройте автоматическую отправку продажи в Google Analytics. Используйте Google Client
• ID для сопоставления посетителя сайта и клиента в amoCRM для отправки запроса о каждой успешной сделке и бюджета.

[ ] Настроена система отчетов по работе менеджеров

Система формирует отчет по каждому менеджеру, исходя из количества выполненных задач, и отправляет руководителю на почту.

Если нет, делайте следующее:

• Проводите анализ количества звонков, обработанных заявок, отправленных писем, количества выполненных задач.
• Выявляйте проблемные места в работе менеджеров.