Как вставить фискальный накопитель в кассу

Фискальный накопитель – это небольшое устройство с чипом, которое записывает, хранит и передаёт данные об операциях на кассе оператору фискальных данных — ОФД. Согласно 54-ФЗ, все онлайн-кассы должны быть оборудованы фискальными накопителями. Они отличаются по сроку работы – 15 месяцев и 36 месяцев – и по производителю. Все одобренные и соответствующие требованиям налоговиков ФН включены в реестр ФНС, который можно найти на официальном сайте налоговой инспекции. Для того, чтобы выбрать подходящий вам ФН, ориентируйтесь на свой тип бизнеса и налогообложение – разным режимам и сферам нужны разные ФН.

Когда нужна замена ФН?

Заменять фискальный накопитель нужно в нескольких случаях:

• Заполнение памяти накопителя
• Окончание срока работы ФН
• Поломка, брак или сбой в работе фискального накопителя

Каждый фискальный накопитель, независимо от заявленного производителем срока действия, имеет внутреннюю память, рассчитанную на 250 000 записей. Все фискальные документы, выданные кассой – отчёты об открытии и закрытии смен, чеки и прочие данные, записываются в память устройства, которое после замены нужно хранить еще 5 лет.

Современные кассы предупредят пользователя ККТ сначала за месяц, а потом за три дня до заполнения памяти ФН или окончания срока его работы. Поэтому будьте внимательны и не пропустите важное уведомление, ведь в противном случае вам придётся останавливать свою работу для проведения процедур замены ФН и перерегистрации кассы.

Когда можно не заменять ФН?

В некоторых случаях менять ФН необязательно – можно ограничиться лишь перерегистрацией кассы в налоговой инспекции или изменением настроек непосредственно в кассе. Не надо менять ФН, если:

• Изменился адрес установки ККТ
• Изменился режим работы онлайн-кассы
• Изменился ОФД (оператор фискальных данных)
• Изменились реквизиты компании, использующей данную ККТ

Что необходимо сделать перед заменой ФН?

1. Перед тем, как заняться процедурой замены ФН, вам необходимо приобрести новый фискальный накопитель, который соответствует вашему типу налогообложению. Срок действия ФН начнёт отсчёт с момента установки его в кассу.
2. Убедитесь, что все данные с ККТ были переданы в налоговую инспекцию, для этого на кассе произведите запрос состояния ФН или отчет о текущем состоянии расчётов – воспользуйтесь инструкцией к вашей кассе, ведь на разных ККТ эта операция может называться по-разному.
3. Закройте архив старого ФН, по аналогии с предыдущим действием советуем прочитать инструкцию к ККТ. В случае успешного завершения операции, касса выдаст чек о закрытии ФН, а сам фискальный накопитель прекратит принимать и передавать фискальные документы. После закрытия архива ФН вы не сможете проводить операции на кассе и печатать чеки, пока не замените ФН и не перерегистрируете ККТ.

Как вставить фискальный накопитель в кассу?

Согласно 54-ФЗ, вы можете сами заменить истекший фискальный накопитель на новый. Но важно помнить, что повреждение ФН при самостоятельной замене будет критично – придётся покупать новый ФН и повторять операцию замены. Советуем предварительно подробно изучить инструкцию и следовать её предписаниям, ведь процесс замены ФН отличается для разных моделей ККТ.

Обратите внимание: если ваша ККТ опломбирована, нарушение целостности пломбы прекратит гарантию на это устройство – в этом случае лучше обратиться в специализированную службу – ЦТО – центр технического обслуживания.

По инструкции вскройте корпус вашей кассы, аккуратно извлеките старый накопитель. После этого можно устанавливать новый ФН и включать онлайн-кассу. Старый ФН ни в коем случае не выбрасывайте – согласно 54-ФЗ вы должны хранить его в течение 5 лет с момента окончания срока действия.

Далее необходимо настроить ККТ, опять же, согласно инструкции к вашему устройству. Чтобы успешно перерегистрировать кассу в ФНС, установите текущие время и дату начала использования ФН. После успешного завершения замены ФН в онлайн-кассе, надо перерегистрировать вашу кассу в ФНС. Подробно мы описали процесс действий при перерегистрации ККТ в нашей статье.

Важно: есть ограничения по количеству перерегистраций онлайн-кассы, и их число зависит от производителя и ПО (программного обеспечения кассы). Узнать точное количество таких операций можно у производителя ККТ.